POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ CONCERNANT LA PROTECTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Gestion Solifor inc. et ses filiales (Société de gestion d’actifs forestiers Solifor, s.e.c./Solifor Bloc Monet, s.e.c./Solifor Nicolas Riou, s.e.c./Solifor Perthuis, s.e.c./Solifor Charlevoix-Saguenay, s.e.c./Solifor Mauricie, s.e.c./Gestion forestière Solifor Anticosti, s.e.c./Solifor Timberland inc.), si après désignées (« Solifor » ou « nous »), s’engagent à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la gestion de ses activités.

C’est pour cette raison que la présente politique de confidentialité a été mise en place, ci-après désignée « Politique » dont l’objectif est la protection de votre intégrité et de votre droit de divulguer ou non vos renseignements personnels conformément aux lois en vigueur. La Politique a également pour objectif d’informer toute personne intéressée sur les pratiques de Solifor en matière de collecte, d’utilisation, de conservation et de destruction des renseignements personnels recueillis.

En transigeant ou en communiquant avec nous, de même qu’en naviguant sur notre site Internet ou sur tous les sites Internet contrôlés et maintenus par Solifor, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique et consentez à ce que nous puissions recueillir, utiliser, partager et conserver vos renseignements personnels conformément celle-ci.

Consentement

Solifor s’engage à obtenir votre consentement avant de recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels. La manière dont nous obtenons votre consentement dépendra des circonstances. Par exemple, nous demanderons un consentement à la présente Politique lorsque vous naviguez sur nos sites Internet, lors vous remplissez un formulaire à des fins précises, lors de la signature d’un contrat, etc.

Nature et collecte de renseignements

Solifor collecte les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. De plus, la collecte est limitée qu’aux renseignements nécessaires dont nous avons besoin pour remplir l’objectif visé.

« Renseignements personnels », signifie tout renseignement concernant la situation personnelle ou matérielle d’un individu identifié ou identifiable. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

La notion de renseignement personnel comprend, mais sans s’y limiter : nom et prénom, adresse du domicile, numéro de téléphone du domicile, numéro de téléphone personnel, adresse courriel et renseignement concernant l’emploi d’une personne, tel qu’ils peuvent être trouvés dans différents types de contrats, un curriculum vitae, dans les renseignements obtenus lors d’une vérification d’antécédents ou dans des références d’employeurs précédents, etc.

« Renseignement non personnel » signifie tout renseignement se trouvant dans le domaine public. Les renseignements de nature professionnelle sont considérés comme des renseignements non personnels et par conséquent non soumis à une protection spéciale et ils peuvent être régulièrement partagés avec des personnes se trouvant tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de Solifor. Les renseignements de nature professionnelle comprennent, mais sans s’y limiter : le nom d’entreprise, l’adresse de l’établissement commercial, l’adresse courriel, le numéro de téléphone d’affaires et ils ne sont pas considérés comme des renseignements personnels dans certaines juridictions.

Lorsque vous transigez avec Solifor par l’entremise d’un formulaire électronique ou papier, par courriel, par télécopieur, par vidéoconférence et autres, de même qu’en naviguant sur notre site Internet ou sur tous les sites Internet contrôlés et maintenus par Solifor vous pouvez transmettre des renseignements personnels.

En plus des renseignements personnels, nous utilisons des outils de collecte de renseignements tels que des témoins sur certaines pages de nos sites Internet afin d’analyser la navigation sur ceux-ci. Les témoins sont des informations qu’un site Internet envoie sur le disque dur d’un internaute alors qu’il visite une page Internet. Les témoins permettent au site de se rappeler des informations importantes pour rendre votre visite sur le site Internet plus utile. Nous utilisons des témoins pour améliorer vos visites ultérieures sur nos sites Internet.

Solifor peut utiliser l’adresse de protocole internet (adresse IP) associée à la connexion Internet de votre ordinateur par votre fournisseur d’accès Internet dans le but de diagnostiquer des problèmes avec ses serveurs Internet et gérer ses sites Internet. L’adresse IP de votre connexion peut aussi être utilisée pour nous fournir des informations basées sur l’endroit d’où vous naviguez sur nos sites Internet. Solifor n’associe pas votre adresse IP à vos renseignements personnels.

L’information de navigation est utilisée afin de mesurer l’intérêt et l’usage fait par les internautes de certaines parties de nos sites Internet ainsi que l’efficacité de certaines campagnes de promotion administrées par ou pour le compte de Solifor. Ces informations ne peuvent pas vous identifier, il s’agit plutôt de données statistiques quant à la durée de la visite, les pages consultées, l’ordre dans lequel les pages ont été visitées. Solifor procède à l’analyse statistique de ces informations de navigation afin d’établir des profils d’internautes et d’en déterminer leurs comportements et caractéristiques. Il se peut que Solifor partage ces informations avec des tiers; cependant, aucune de ces informations ne permet de vous identifier ou de déterminer quoi que ce soit de personnel à votre sujet.

Solifor utilise aussi les services de Google Analytics afin de procéder à la collecte d’information de navigation sur ses sites Internet.

Pour des raisons de sécurité informatique et de confidentialité, nous ne privilégiions pas la communication via les réseaux sociaux. Cependant, il peut arriver que Solifor échange avec vous par l’entremise de médias sociaux tels que Facebook ou LinkedIn, des applications de messagerie instantanée telles que Facebook Messenger ou autres, ou encore par l’entremise de messages texte (SMS). Le cas échéant, nous traiterons vos informations personnelles avec la même diligence que par tout autre moyen de communication. Sachez cependant que nous ne sommes pas responsables de l’utilisation qui pourrait être faite de vos informations personnelles par les tiers propriétaires de ces plateformes.

Utilisation des renseignements personnels

 Les renseignements collectés, dans la conformité de la loi, sont utilisés à des fins de :

• création de dossiers;
• communication;
• facturation;
• statistiques à l’interne;
• préparation de reçu pour fins fiscales;
• production de contrats;
• toute autre utilisation pertinente à l’interne.

Solifor se doit de mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et le traiter aux fins pour lequel il a été recueilli.

Conservation des renseignements personnels

Solifor prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.

Solifor conserve les renseignements personnels aussi longtemps que requis pour mener ses activités.

Destruction des renseignements personnels

Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits.

Droits des personnes concernées

Toute personne concernée dont les renseignements personnels sont détenus par Solifor dispose notamment des droits suivants :

• Le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis avec son consentement;
• Le droit d’accès aux renseignements personnels que l’organisation détient à son sujet et des copies de ceux-ci, sous format électronique ou non;
• Le droit de rectification de tout renseignement personnel incomplet ou inexact que l’organisation détient à son sujet.

Toute demande à ces égards est traitée conformément à Procédure de demande d’accès, soit en étant soumis par écrit à la Responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Mme Karine Côté
1500, rue Métivier, bureau 200
Lévis (Québec) G6V 0P6
Courriel : [email protected]
Téléphone : 1 877 837-2202 poste 200

Procédure de demande d’accès

La personne qui souhaite accéder à ses renseignements personnels doit soumettre une demande écrite à la Responsable de la protection des renseignements personnels. La demande peut être envoyée par courriel ou par courrier postal.

La demande doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une demande d’accès aux renseignements personnels, et fournir des informations suffisantes pour identifier l’individu et les renseignements recherchés.

Ces informations peuvent inclure le nom, l’adresse ainsi que toute autre information pertinente pour identifier de manière fiable l’individu qui effectue la demande.

Sécurité des renseignements personnels 

Solifor met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits.

Ces mesures prennent notamment en compte le degré de sensibilité des renseignements personnels, la finalité de leur collecte, leur quantité et leur localisation.

Incidents de confidentialité  

Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la procédure de gestion des incidents de confidentialité de Solifor. Cette dernière prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Tout incident de confidentialité doit être signalé à la Responsable de la protection des renseignements personnels et est consigné au registre des incidents de confidentialité.

Si l’incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour la ou les personne(s) concernée(s), Solifor avise, avec diligence, celle-ci ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec.

Questions, demandes, commentaires et plaintes

Pour des questions ou des commentaires concernant la présente politique ou son application, nous vous invitons à communiquer avec Responsable de la protection des renseignements personnels.

Pour déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec.  Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord la Responsable de la protection des renseignements personnels.

Entrée en vigueur

Le 19 septembre 2024